雑記

社員旅行の幹事をやらされた話

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模型も触れぬ激動の5月(色んな仕事が連休明けスタートだったのだ)を過ごしていたある日、総務部長に呼び出された。

総務部長「ちょっとTMO君、話があるんだけど」

万年係長ぼく「へいへい何でしょう?」

総務部長「今週末の社員旅行の件だけど」

ぼく「部長がまとめてるヤツですよね?」

総務部長「そうそうそれだけど、私に急用ができてしまってね、残念だが欠席になってしまったんだ」

ぼく「はぁ、そうなんですか」

総務部長「そんな訳で、君幹事よろしく」

「は?」

社員旅行3日前のことだった・・・

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幹事の乗り越え方① 若手を巻き込む

ちなみにこの時点で、旅行代理店の担当者の名前も顔も不明、旅行のスケジュールもロクに把握していない(←それはそれでどうなんだ?)状態。しかもこの旅行は社員旅行と銘打っておきながら、取引業者の担当者も参加する接待旅行の側面も持ち合わせていたのだ。

不幸中の幸い、代理店が噛んでいてくれたため細かい調整はそちらでやってくれる手筈になっていたので、私の仕事は旅行資金管理と、お・も・て・な・し部分が大半となった。

バス移動となるため、客員に飲料の配布等ワガママ要望が多く来ると予想した。ここで部長に若手を一人補佐にくれとリクエスト、見た目はチンピラみたいだがなかなか気配りのきく若手社員を一人名指しで借りることに成功した。

旅行の総勢は40名弱、この時点でかなり楽になると踏んだ。実際楽だった。

幹事は補佐がいると一気に楽になるので、幹事を命じられた方は周りの人間を巻き込んでいこう。なにも一人で全部やる必要はないのだ。

補佐を引き受けてくれた若者にはメシを奢って釣りました。

幹事の乗り越え方② やるべきことをまとめておく

人手はカバーできたので、今度はスケジュール及び参加者の確認。観光地をバスで回り、夜は旅館で宴会があるといった(多分)オーソドックスな1泊2日の行程。総務部長からの引き継ぎ打ち合わせは10分1回こっきりである。嫌がらせかな?

ここでやっておくと良い点として、お土産の予算と数をハッキリさせておく事が挙げられます。

数が多い場合、郵送してもらった方が遥かに楽です。今回土産物は旅館で購入、そのまま郵送してもらうこととしました。この際、送り状を事前に準備しておくことでかなり時間に余裕ができます。仕事の合間に必死に送り状を書いて旅行に持参しました。残業は断固拒否します。

また、食事の際、勝手に飲み物等を頼む不届き者が出ることがある、というかほぼ確実に出るので、その際の追加支払い方法も確認しておくといいでしょう。今回は代理店経由で請求書を送ってもらうこととしました。

宴会がセッティングされていたので、上座の有無と席順もここで確認しておきます。

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幹事の乗り越え方③ ガイドさんを頼れ

いよいよ旅行当日である。最初にやることは荷物・飲み物の積み込みや出席者名簿を使って参加者の出欠確認をしつつ参加費の徴収をしていきます。この際差し入れや寸志がある場合しっかりメモしておきましょう。後で宴会の席でお礼を述べるために忘れないように。忘れると小言が待っているぞ。ちなみに私は1社分忘れました。

夜の宴会で乾杯と締めの音頭をしてもらう方にその旨お願いすることも忘れずに。

出発後幹事の挨拶がありますが、天候の話や日程中お願いしますやら至らない点あるでしょうがやらで適当にこなします。

朝っぱらから飲みたい方々がいらっしゃいますので、彼らの相手を若手の補佐に押し付けます。おかげでバス内でグースカ眠ることができました。最低やな俺。

行程がタイムスケジュール通りに進めばいいですが、そう都合良くは進みません。途中のサービスエリアで一服したりしていると遅れが生じたり、逆に妙に早く集合しやがったりと時間が前後していきます。次の目的地に着く時間がズレたりしますが、その際の連絡や滞在時間の調整はバスガイドのおb・・・お姉さんに全て任せました。(コイツ押し付けてばっかだな)

こういうのはプロの方に任せるのが一番です。ガイドさんも慣れてるのか手際よく進行してくださいました。おかげで煙草が美味いぜ。

ちなみに集合に遅れ気味の人物は大体毎回同じ人です。今回は当社部長職の人がよく遅れました。勘弁してくれ。

幹事の乗り越え方 ④ トラブルと遊べヤンチャボーイ

旅館到着前になって気付く。

宴会の開始時間を聞いていなかったと。

当然のようにバスガイドさんに確認してもらうと、旅館側から我々も聞いてないんですよと衝撃回答が。

ぼく「18:30からとか大丈夫ですか?」

ガイドさん「(旅館に電話しつつ)大丈夫ですか?」

旅館「大丈夫です」

大丈夫だった。

旅館に着いたら、参加者が温泉を楽しんでいる間にお土産を売店で購入してしまいます。

ぼく「すいませーん」

売店の人(美人)「はい、何でしょうか?」

ぼく「コレなんですけど~」

売店の人「はい」

ぼく「30個ください」

売店の人「え?」

ぼく「それをここに送ってください」送り状ドサー

売店の人「え?」

実にスムーズにお土産購入が終わりました。いよいよ宴会です。

ここを乗り切ればあとは余興みたいなもんです。

ここまでの立ち回りは、2日目に自分がほとんどやることがない状態になるよう仕向けていることが分かるかと思います。なかなか良いムーブが出来たと自負しております。最低やな俺。

旅館の方に案内して頂き宴会会場を確認。

上座が無ぇ・・・

仲居さん曰く「上座は不要と聞いております」とのこと。じゃあ俺が持っている上座の座席表は何なんだ・・・?

時間が迫る中無理言って上座を急造してもらいました。

開始時間が近づき、集まってくる参加者。上座の方は席に案内し、他の方には「自由席です」と適当にあしらいます。

サービスエリアで複数回遅刻した部長は、ここでも遅刻しやがりました。

司会進行しつつ、お酒を注いで回りながらゴマすりしていきます。ちなみに私は下戸です。

宴会は基本的に勝手に盛り上がってくれるので終了まで気楽です。

問題は2次会ですが、こういう旅館には大体飲み屋みたいなお店が館内にあったりしますのでそこで。

今回の参加者の方々は言わなくても勝手にそこにゾロゾロ集まってきました。楽でいいです。

2次会終了時点で翌朝の集合時間が忘却の彼方へ飛んでいる人がいるので、再度通知しておきましょう。これで幹事の仕事の大半が終わりです。

幹事の乗り越え方 ⑤ 帰るまでが旅行

2日目、もうここまでくれば楽なもんです。

バス内の対応は若手社員に、時間調整はガイドさんにお願いしてあるので帰りまでやることがほぼありません。計画通り。

特にトラブル無く日程を消化し、帰る時間となりました。帰りのバスで流すDVD等があると繋ぎになりますので事前にレンタルしておくと吉。バス内に常備している場合もあります。

今回の参加者は平均年齢が若干高めでした。こういう場合は寅さんか釣りバカ辺りがド安定します。参考までに。

全日程が終了し、集合場所に帰り解散になります。

ここが最後の踏ん張りどころ。注意点は忘れ物及び荷物の取り違えです。

基本的にバスガイドさんが購入したお土産などに名札を付けてくれますが、間違えるヤツは間違えます。しっかり確認してもらう様にしましょう。

終わりに

急な幹事として奮闘した(そうか?)2日間でした。

幹事に指名され困っている方のご参考になれば幸いです。参考になるかどうかは知らん。

何だかんだいっても最優先すべきは

1:参加者に楽しんでもらう

2:無事故無災害

の2点です。これだけは決して忘れないようにしてください。

それでは良き旅を。

今回模型全然関係無ぇな・・・

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